Einen Verein zu gründen ist heute relativ einfach. Ihn zu führen, bedarf allerdings einiges an Geschick. Denn es geht ja dabei nicht nur um das gemütliche Zusammensein mit den Vereinskameraden, nein, so ein Verein will auch richtig organisiert werden. Da gilt es sich nach dem geeigneten Vereinsbedarf für alle eventuellen Aktivitäten umzusehen, Wettkämpfe auszurichten, Vereinsfeiern zu organisieren, Ehrungen durchzuführen und den Papierkram zu organisieren und aufzuarbeiten. Ein Vereinsvorstand hat also nicht nur repräsentativen Charakter, sondern muss schon einiges an Arbeit leisten.
Für alle möglichen Anlässe wird spezieller Vereinsbedarf benötigt, den man von vorn herein auf Vorrat anlegen sollte. Seien es Stempel, Briefpapier, Druckerpapier, Aktenordner, Anmeldeformulare und ähnliches oder auch spezielle Urkunden, Pokale, Wettkampfmaterialien, Stoppuhren, Medaillen oder T-Shirts und Sportbekleidung mit Vereinsaufdruck, alles will frühzeitig bestellt und gelagert werden, damit man es im Notfall zur Hand hat. Es bedarf also einer langfristigen Planung, damit bei einem Wettkampf nicht plötzlich ein Teilnehmer keine Medaille erhält, einfach, weil keine mehr da ist.
Also muss sich der Vereinsvorstand schon in der Planungsphase der Vereinsgründung genau überlegen, welcher Vereinsbedarf benötigt wird. Dies wird von Verein zu Verein sehr unterschiedlich sein. Es kommt nun einmal immer darauf an, welches Vereinsthema zu erfüllen ist. Ein Fußballverein benötigt also eher Trickots, Sportbekleidung und T-Shirts mit Vereinsaufdruck, während ein Schwimmverein eher über Bademantel, Handtuch, Badekappe und Co. repräsentieren kann. Der Vereinsbedarf für die Repräsentation fällt also von Verein zu Verein unterschiedlich aus.
Für die verwaltungstechnische Organisation lässt sich allerdings ein genormtes Schema erkennen. So braucht jeder Verein einen Adressstempel und diverse Stempel für den Papierkram, Briefbögen, Briefumschläge, Aktenordner und Co. wie in jeder anderen Verwaltung auch. Allerdings geht der Vereinsbedarf über den normalen Büroalltag hinaus. Denn Urkunden beispielsweise erstellt wohl kaum jemand auf einem normalen Briefbogen. Da muss ein repräsentatives Design und edeles Papier her. Auch daran sollte gedacht werden.
Steht ein Wettkampf oder ein Turnier ins Haus, so ist neben dem leiblichen Wohl der Gäste vor allem an die Wettkampfutensilien und die Auszeichnungen der Sportler zu denken. Je nach Vereinsinteresse muß entsprechend Vereinsbedarf in Form von Stoppuhren, Maßbändern, Bällen, Medaillen und Pokalen vorhanden sein. Der Vereinsbedarf den eine Thekenmannschaft beim freundschaftlichen Turnier benötigt, sieht hier natürlich wieder ganz anders aus als bei einem Kaninchenzüchterverein oder einem Skatclub.
Einzig zu einer Gelegenheit benötigen eigentlich alle Vereine den gleichen Vereinsbedarf. Nämlich dann wenn es um die Ehrung altverdienter Mitglieder geht. Hier werden in der Regel Urkunden in Verbindung mit einem Pokal oder einer Medaille verliehen, die mit dem Vereinsemblem geziert werden. Hübsche Gravuren auf einer Pokaleinlage machen aus dem vorgefertigten Vereinsbedarf etwas Persönliches und Besonderes. Spezielle Widmungen mit der Anzahl der Jahre der Vereinszugehörigkeit werden auf der Urkunde und dem Pokal vermerkt. Solche speziellen Anfertigungen von Vereinsbedarf muß der Vereinsvorstand natürlich zeitlich genau einplanen.
Vereinsbedarf ist ein wichtiger Bestandteil der täglichen Vereinsarbeit und zudem eine Kostenfrage. Im Internet findet man allerdings viele Anbieter, die sich auf Vereinsbedarf spezialisiert haben und mit besonders guten Angeboten aufwarten. Seien es T-Shirts, die mit dem Vereinsemblem bedruckt werden, Pokale und Medaillen in allen möglichen Formen und mit unterschiedlichen Gravuren, Bürobedarf, der mit dem Vereinsnamen bedruckt wird oder wettkampftechnisches Sportzubehör, im Internet wird jeder Verein fündig.